Codificación Efectiva
Una
de las formas en que los datos pueden ser capturados precisa y
eficientemente es mediante un empleo como conocimiento de varios códigos
. El proceso de poner datos ambiguos o problemáticos en unos cuantos
dígitos o letras fácilmente capturables es llamado codificación (que no
debe ser confundida con la codificación de programa).
La
codificación ayuda a que el analista de sistemas alcance el objetivo de
eficiencia, debido a que los datos que son codificados requieren menos
tiempo para su captura y reducen la cantidad de conceptos capturados. La
codificación también puede ayudar en el reordenamiento adecuado de los
datos en un punto posterior del proceso de transformación de datos.
Además
los datos codificados pueden ahorrar espacio valioso de memoria y de
almacenamiento. Resumiendo, la codificación es una forma de ser
elocuente, pero escueto, en la captura de datos.
Objetivos de la Codificación
Hacer el Seguimiento de Algo
A
veces queremos simplemente identificar una persona, lugar o cosa para
hacer el seguimiento de ella. Por ejemplo, un establecimiento que
fabrica mobiliario con tapicería personalizada necesita asignar un
número de trabajo a un proyecto.
El vendedor necesita saber el
nombre y la dirección del cliente, pero el gerente del taller o los
trabajadores que ensamblan los muebles no necesitan saber quien es el
cliente. por consecuencia, se asigna un numero arbitrario al trabajo. El
numero puede ser aleatorio o secuencial, tal como se describe en la
sección siguiente.
Códigos de Secuencia Simple:
El
código de secuencia simple es un número que es asignado a algo que
necesita ser numerado. Por lo tanto, no tiene relación con los datos
mismos. Este es un numero de fácil referencia para que la compañía pueda
llevar cuenta del pedido en proceso, Es más eficiente teclear el
trabajo “5676” en vez de esa mecedora café y negro con asiento de cuero
para el Sr. Arturo Cárdenas.
El usar un código de secuencia en vez de un número al azar tiene algunas ventajas:
- Elimina la posibilidad de asignar un mismo numero .
- Da a los usuarios una aproximación de cuándo fue recibido el pedido.
Los
códigos de secuencia se deben usar cuando el orden del procesamiento
requiere conocimiento de la secuencia en la que los conceptos entran al
sistema o el orden en que se desarrollan los eventos.
Códigos de Derivación Alfabética:
Hay
veces en que no es deseable usar códigos en secuencia. El caso mas
obvio es cuando no se desea que alguien que lea el código se imagine que
tantos números han sido asignados. Otra situación en donde los códigos
en secuencia pueden no ser útiles es cuando se desea un código más
complejo para evitar errores costosos, un posible error podría ser sumar
un pago a la cuenta 223 cuando lo que se trata es sumarlo a la cuenta
224 al teclear un digito incorrecto, El Código de Derivación Alfabética,
es un enfoque usado comúnmente para identificar un numero de cuenta.
Como Clasificar la Información
La
codificación logra la habilidad de distinguir entre clases de
conceptos, las clasificaciones son necesarias para muchos objetivos, por
ejemplo, reflejar qué partes de un plan de seguro médico tiene un
empleado o mostrar cuál estudiante ha terminado los requerimientos
básicos de sus cursos.
Para ser útiles, las clases deben ser
mutuamente excluyentes. Por ejemplo, si un estudiante está en clase F,
que significa estudiante de primer año, habiendo terminado de 0 a 36
horas de créditos, no debe también ser clasificable como estudiante de
segundo año (S), clases traslapantes podrían ser F= 0-36 horas de
créditos y S=32-64 horas de créditos, etc. Los datos no son claros y son
fácilmente interpretables cuando la codificación de las clases no es
mutuamente excluyente.
Códigos de Clasificación :
Los códigos de clasificación, se unen para distinguir un grupo de datos
que tienen características especiales de otro. Los códigos de
Clasificación pueden consistir de una sola letra o numero. Son una
manera abreviada para describir una persona, lugar, cosa o suceso.
Los Códigos de clasificación se listan en manuales o se distribuyen
para que los usuarios puedan localizarlos fácilmente. Muchas veces los
usuarios llegan a familiarizarse tanto con los códigos frecuentemente
usados que los memorizan. Un usuario clasifica un concepto, y luego
teclea su código directamente en la terminal de su sistema de línea o lo
escribe en un documento fuente de un sistema por lotes.
Códigos de secuencia en bloque:
Anteriormente tratamos los códigos en secuencia. El Código de secuencia
en bloque es una extensión del código de secuencia, las principales
categorías de software son hojas de calculo, paquetes de base de datos,
paquetes de procesador de palabras y paquete de presentación. A estos le
son asignados números secuenciales en los siguientes “bloques” o Rangos
: hojas de calculo 100-199, base de datos 200-299.
la ventaja
del código de secuencia en bloque es que los datos son agrupados de
acuerdo con características comunes y, al mismo tiempo, se aprovecha la
simplicidad de la asignación del siguiente numero disponible (dentro del
bloque, por supuesto ) para el siguiente concepto se necesita
identificación.
Como Ocultar la Información
Se
pueden usar códigos, para ocultar información que no queremos que los
demás conozcan. Hay muchas razones por las cuales un negocio quiera
hacer esto por ejemplo, tal vez una corporación no quiera que la
información de un archivo de personal sea accesada por el personal de
captura de datos.
Una tienda pueda querer que sus vendedores
conozcan el precio al mayoreo que les muestre que tan bajo puede
negociar un precio, pero lo pueden codificar en las etiquetas de precios
para impedir que los clientes lo sepan. Un restaurante puede capturar
información acerca del servicio sin dejar que el cliente sepa el nombre
del mesero. El siguiente es un ejemplo de Ocultamiento de Información
mediante códigos.
Códigos de Cifrado:
Tal
vez el método de codificación más simple es la sustitución directa de
una letra por otra, un numero por otro o una letra por un numero. Un
tipo popular de acertijo, llamado un criptograma, es un ejemplo de
asociación de letras.
COMO EXPONER LA INFORMACIÓN:
A
veces es deseable revelar información mediante un código, En una tienda
de ropa , la información acerca del departamento, producto, color y
talla se imprime junto con el precio en la etiqueta de cada articulo.
Esto ayuda a los vendedores y almacenistas a localizar el lugar de la
mercancía .
Otra razón para revelar información mediante
códigos es hacer más significativa la captura de datos. Un numero de
parte, nombre o descripción familiar da soporte a una captura de datos.
Un numero de parte, nombre o descripción familiar da soporte a una
captura más precisa. Los ejemplos de códigos de la siguiente sección
explican cómo pueden realizarse esos conceptos.
Códigos de Subconjuntos de Dígitos Significativos:
Cuando
es posible describir un producto por medio de su pertenencia a muchos
subgrupos podemos usar un código de subconjunto de dígitos
significativos que nos ayude a describirlo.
Para el
observador casual o cliente, la descripción del concepto parece ser un
numero largo. Sin Embargo, para los vendedores el numero esta compuesto
de unos cuantos números mas pequeños, teniendo cada uno su significado
propio. Los primeros tres dígitos representan el departamento, los
siguientes tres el producto, los siguientes tres el color, y los últimos
tres la talla. En este caso la ventaja, del uso de un código de
subconjunto de dígitos significativos es la habilidad para localizar los
conceptos que pertenecen a determinado grupo o clase
Códigos Nomónicos:
Un
Nemónico, es una ayuda para la memoria . cualquier código que ayude a
la persona de captura de datos recuerde la manera de teclear la fecha, o
que el usuario final recuerde como usar la información, puede ser
considerado un nemónico, usando una combinación de letras y símbolos se
logra una forma clara para codificar un producto de tal forma que el
código sea visto y comprendido fácilmente.
Solicitud de Acción Adecuada
Los
códigos son necesarios frecuentemente para dar instrucciones a las
computadora o al tomador de decisiones sobre la acción a tomar. A esos
códigos se les menciona generalmente como “códigos de función” y toman
la forma, por lo general, de código de secuencia o nemónicos .
Código de Función:
Las
funciones que desea el analista o programador que ejecuta la
computadora con los datos son capturadas en códigos de función. Las
indicaciones completas sobre las actividades a ser realizadas son
reemplazadas mediante el uso de un código numérico o alfanumérico corto.
Lineamientos Generales para la Codificación
En
las secciones anteriores examinamos los objetivos para el uso de
diferentes tipos de códigos para capturar y almacenar datos. A
continuación examinaremos unas cuantas experiencias para establecer un
sistema de codificación.
Sea Conciso, los códigos deben ser
concisos. Los códigos excesivamente largos significan mas tecleos y, por
consecuencia, mas errores. Los códigos largos también significan que el
almacenamiento de información de una base de datos requerirán mas
memoria.
Los códigos cortos son fáciles de recordar y fáciles de
capturar . si los códigos son largos deben ser divididos en subcodigos .
por ejemplo 5678923453127 puede ser dividido con guiones de la
siguiente manera: 5678-923-453-127, esto es un enfoque mas manejable y
aprovecha la forma en que se sabe que la gente procesa información en
grupos cortos.
Mantenga los Códigos Estables :
Estabilidad
significa que el código de identificación para un cliente no debe
cambiar cada vez que se reciben nuevos datos. Anteriormente presentamos
un código de derivación alfabética para una lista de suscritores de una
revista. La flecha de expiración no fue parte del código de
identificación del suscriptor, debido a que es muy probable que cambie.
No
cambie las abreviaturas del código en un sistema nemónico. Una vez que
ha escogido las abreviaturas del código no trate de revisarlas, debido a
que esto hace extremadamente difícil la adaptación del personal de
captura.
Asegúrese que los Códigos sean Únicos
Para
que funcionen los códigos deben ser únicos. Tome nota de todos los
códigos usados en el sistema para asegurarse de que no esta asignando el
mismo numero o nombre de código a los mismos conceptos. Los números y
nombres de código son una parte esencial de las entradas de los
diccionarios de datos.
Permita que los Códigos sean Ordenables:
Si
va a manejar los datos en forma útil, los códigos deben ordenables. Por
ejemplo si decide codificar la fecha como MMMDDAA, donde los primeros
tres símbolos fueran el mes como abreviatura de tres letras, los dos
siguientes fueran el número de día y los dos últimos el año, y luego
tratara de ordenar las fechas en orden ascendente, tanto los años como
los meses estarían fuera de orden . Asegúrese de que pueda hacer lo que
pretende con los códigos que crea. Los códigos numéricos son mas fáciles
de ordenar que los alfanuméricos y, por lo tanto, considere la
conversación a números cada vez que sea práctica.
Evite los Códigos Confusos
Trate
de evitar el uso de caracteres de codificación que parezcan o se oigan
iguales. Los caracteres O (la letra O ) y el 0 (el numero 0) son
fácilmente confundidos, y también sucede con la letra Z y el numero 2
por lo tanto, códigos como B1C y 280Z son insatisfactorios.
Conclusión
Para concluir le daremos un breve resumen sobre lo mas importante de la
codificación efectiva y sus tipos de codificación, En cuanto a la
codificación efectiva los datos pueden ser capturados precisa y
efectivamente, mediante el uso de conocimiento de varios códigos la
codificación es de gran ayuda para el analista de sistemas ya que le
permite el alcance de un objetivo eficiente para la captura de datos que
estén codificados.
En los tipos de códigos vemos que cada uno
de ellos tiene manera diferentes para el manejamiento de procesamiento
de la captura de los datos. Estos tipos de códigos especifican permiten
tratar los datos en una forma particular.
