Concluimos que para establecer una intranet, las consideraciones funcionales
son tan importantes como las técnicas y que en definitiva, las técnicas
están condicionadas a los requerimientos funcionales definidos por
la organización. Esto, porque la concepción de una
intranet no sólo considera el uso de cierta tecnología disponible
en el mercado, sino también el re-pensar los procesos de generación
y administración de los recursos información.
Como todo replanteamiento del proceso, la primera pregunta es por qué.
Es decir, por qué es necesaria una intranet dentro de una institución
o empresa.
Por qué usar intranet
El uso de una intranet o más bien la creación de ella,
implica pensar de nuevo las cosas que en la empresa se hacen y ver el beneficio
de implantar un nuevo esquema.
Aglutinar el acceso a la Información
Una intranet permite aglutinar la información que generan los
distintos departamentos o secciones de la organización. Esto
implica la posibilidad de consultar por un dato que puede estar localizado
en distintas fuentes de información que la empresa posee.
Por ejemplo, si la empresa es una multitienda y el vendedor quiere saber
si hay en stock un producto, la intranet no sólo puede dar información
de stock en bodega. También puede dar:
* la situación de bodega
de otras sucursales
* fecha de próxima entrega
de la bodega central
* fecha de arribo de próximo
embarque desde la aduana con el producto solicitado
* producto de similares características
al solicitado
* precio oferta asignado al producto
Cada dato podría estar en bases de datos distintas, en computadores
centrales distintos, e incluso localizados en distintas ciudades o países.
Vemos entonces la ventaja de aglutinar información por sobre
la posibilidad de centralizarla. Al centralizar, todos los datos
se almacenan en una máquina con una ruta de acceso. Si la
máquina o la ruta de acceso fallan en ese momento, el vendedor no
sabrá el stock y eventualmente perderá la venta. Además,
el centralizar requiere el crecimiento progresivo del computador central
y una inversión monetaria sostenida para mantenerlo eficiente.
Es cierto que puede haber más de un equipo con parte de los datos
y hacer que éstos converjan en la pantalla del vendedor de manera
transparente, pero ello requiere tener, la mayoría de las veces,
el mismo tipo de equipo con el mismo tipo de base de datos para lograr
un buen resultado.
La distribución de los datos en distintas máquinas permite
invertir fuerte sólo en aquellas con información de alta
demanda, disponer de distinto tipo de servidores y sistemas operativos
con distintos tipos de bases de datos a distintos precios, y lograr obtener
de todos ellos el dato necesario en la pantalla del vendedor. De
hecho, muchas de las intranets instaladas hoy en día, han desarrollado
un conjunto de rutinas que permiten consultar las bases de datos existentes
en la empresa evitando rehacer todo de nuevo. Esta es una de las
ventajas más significativas, no obstante se deba invertir en programación
para el bloqueo efectivo de los datos en escritura
Identificar los flujos de información
El uso de una intranet ayuda a identificar quién genera y quién
usa la información que maneja la empresa. Las empresas saben
quien produce información útil para su gestión.
Rara vez son capaces de identificar a la persona responsable de la calidad
y confiabilidad del dato. Por otro lado, las quejas de los clientes
siempre son vagas al momento de definir cuál parte del servicio
que la empresa ofrece no funciona; para él, simplemente se le ofrece
un mal servicio.
El uso de intranet, permite una visión concentrada y organizada
de los flujos de información, acotando los requerimientos del usuario.
Esto es, determinar el rango de acción de cada grupo de usuarios
respecto a qué, cómo, cuándo, desde dónde y
sobre qué puede participar de la intranet. Con esta definición
de responsabilidades, el gerente de la empresa podrá saber lo que
sucede en términos de flujo de información y apoyar efectivamente
aquellos procesos que son débiles.
Economizar recursos a la empresa
Las empresas que sustentan su gestión en sistemas de computación,
están conscientes de la importancia y costo que implica el capacitar
a su personal en el uso de las aplicaciones computacionales para la producción
y control de sus productos y/o servicios. Esto adquiere vital relevancia
en los procesos administrativos y de gestión en los que usualmente
el personal utiliza diversos programas con diferentes comandos para el
logro de sus funciones.
El uso de una intranet permite economizar recursos de entrenamiento
de personal, cuando es capaz de ofrecer una interfaz estandarizada que
incorpore y homologue la mayor parte de las aplicaciones computacionales
requeridas para la gestión de la empresa. Esto reduce el número
de personas que necesitan tener dominio en el manejo de diversos programas
y aplicaciones. Del mismo modo, reduce el costo de adquisición
de licencias para las aplicaciones afectadas por la intranet.
Por otro lado, los costos de papelería en la producción
y distribución de instrucciones y documentos necesarios para la
gestión, sólo son comparables a los recursos destinados por
la misma empresa en papelería destinada a la promoción de
sus productos o servicios
La producción de papelería administrativa se reduce con
el uso de la intranet porque se fomenta el uso de la red para consultar
o comunicar instrucciones necesarias para el trabajo cotidiano. Como
es una red privada, los comunicados que se distribuyen tienen claramente
identificado al destinatario y el emisor. A pesar de esto, sigue
válido que este punto dependerá del cambio de mentalidad
que se tenga respecto de utilizar el formato electrónico por sobre
el tradicional de papel.
Existe también un ahorro en la configuración de los equipos,
porque el programa que se instala para acceder a la intranet suele ser
uno y las aplicaciones de apoyo (léase plugins, applet, rutinas
en Java o ActiveX) se instalan una vez o se descargan automáticamente
al computador. De hecho, los problemas que puedan existir se reducen
a pocas alternativas, las que son aprendidas y manejadas correctamente
por la unidad de soporte que posee la empresa o la que contrata.
Actualizar la información
La actualización de la información es otra de las razones
por la que las intranets son adoptadas en las organizaciones. El
uso de una interfaz que permita a los miembros de la empresa generar y
consultar información en tiempo real, otorga credibilidad al proceso
administrativo y de gestión de la institución. Esto
también permite dar una imagen corporativa al cliente, por cuanto
él percibe que los datos con los que el interlocutor de la empresa
trabaja, son actuales y por tanto confiables.
Mejorar la Gestión de
Recursos Humanos
Quien administra personal, sabe que el logro de sus objetivos son el
resultado de los acuerdos que adquiere con sus subalternos. Esto
es, el acordar con ellos el logro de ciertos objetivos en determinado plazo
de tiempo, lo que naturalmente dependerá de ciertas variables de
las cuales son responsables ellos mismos y otras personas que también
trabajan en la empresa o que tienen una relación con ella.
Al existir una actualización rápida de los datos, el administrador
puede mejorar la gestión de sus recursos humanos porque puede monitorear
lo que el trabajador de la empresa está haciendo para el logro de
los acuerdos definidos. También el trabajador puede administrar
mejor su tiempo porque tiene una noción real del estado de avance
de las variables que lo afectan y con ello la oportunidad de sacar el mejor
provecho de ellas.
Fortalecer la comunicación
El punto anterior provoca un fortalecimiento de la comunicación
en la empresa porque la información se sistematiza y fluye.
Especifica quién, cómo y cuándo corresponde, no dependiendo
de subjetividades, sino de los privilegios que el usuario de la intranet
tiene respecto de ella. Estos privilegios son fruto de fronteras
previamente definidas por los jefes o gerentes de la empresa.
Favorecer y fortalecer los Grupos
de Trabajo
En la organización existen Grupos de Trabajo formales e informales
para llevar a cabo sus tareas. Los primeros son fáciles de
identificar, ya que generalmente están ligados a la estructura organizacional
de la empresa. Los segundos son más complejos ya que lo forman
personas que se asocian para obtener un beneficio común con la información
que pueda generar o recibir de otro miembro de este grupo. Generalmente
no existe una relación formal por cuanto la estructura organizacional
de la empresa se complicaría mucho tratando de formalizar dichas
relaciones. Así entonces, surgen sobre la base de acuerdos
tomados por la iniciativa propia de quienes lo conforman.
La intranet no sólo permite fomentar y fortalecer la interrelación
dentro de los Grupos Formales, sino que también a los sistematizar
y fortalecer las interacciones informales por cuanto ofrece la posibilidad
de aunar esfuerzos para generar información útil a miembros
de la empresa aun cuando no pertenezcan al departamento o sección
desde donde se generó dicha información.
Volviendo al ejemplo de la multitienda, el vendedor se puede beneficiar
de la aglutinación de datos en la pantalla con información
que proviene de distintas bases pertenecientes a distintos departamentos
de la empresa. Si la oferta de venta en cuotas no es atractiva a
los clientes, él puede informar de ello a gente de finanzas quienes
pueden ver otra forma de crear un crédito.
Esta información difícilmente circula por canales formales,
ya que se supone que la función del vendedor es precisamente vender
un producto y no informar sobre el grado de aceptación de los precios;
este dato lo provee el vendedor a un miembro de su grupo informal quien
puede hablar con su grupo formal respecto al tema.
Podemos deducir que la intranet, al sistematizar los flujos de información,
posibilita y fortalece la participación e interacción efectiva
de los Grupos Formales y por ende dinamiza los procesos de la empresa.
Estas han sido algunas razones por las cuales es útil desarrollar
una intranet, veamos ahora quiénes se benefician con esta forma
de trabajar.
A quién beneficia una
intranet
Una intranet:
· Beneficia a la empresa porque optimiza sus recursos humanos
y materiales al ahorrar tiempo y dinero en capacitación, soporte
o apoyo técnico y adquisición periódica de software
y hardware. También permite reorientar los procesos que generan
información y productos, para que trabajen considerando los intereses
de cada parte de la empresa y no sólo los propios.
· Beneficia al cliente con información oportuna y pertinente,
fruto de la actualización constante de los datos con que la empresa
trabaja y la convergencia de dichos datos mediante una sola interfaz, aunque
provengan de distintas fuentes.
· Beneficia a las personas que trabajan en la empresa, porque
les permite contar con la información oportuna y confiable que requieren
para su trabajo y tienen certeza que la información que generan,
contribuye con otros dentro de la organización. En definitiva,
se siente partícipe y comprometido con el proceso.
Plataformas y elementos de seguridad
Conforme vimos en el punto anterior, el nuevo concepto de intranet potencia
el área de gestión de una empresa aprovechando la capacidades
de infraestructura computacional y conexiones a redes que ella tenga o
adquiera para estos propósitos. En esta parte, nos referiremos
a las características y requerimientos de esa infraestructura para
su instalación y desarrollo.
Una intranet puede funcionar sobre redes distribuidas o centralizadas
de datos, dependiendo de los sistemas operativos que las soporten.
Esto determinará la forma de almacenamiento de datos a que se puede
acceder mediante ella.
Existen diversas alternativas para clasificar una intranet, esto determina
la existencia de diversos tipos que se describen a continuación.
Tipos de intranets
El parámetro utilizado para su clasificación desde una
perspectiva tecnológica, es la capacidad que se le atribuye para
ingresar, modificar y consultar datos dentro del sistema. Bajo este
prisma, podemos distinguir dos tipos de intranets: las pasivas y las activas.
Aquellas denominadas pasivas, son interactivas pero no dinámicas,
esto quiere decir, que no permiten el acceso a los datos y sólo
permiten desplegar información estática en la pantalla.
Por el contrario, las activas son interactivas y son dinámicas,
ya que permiten acceso e interacción con los datos por parte del
usuario o cliente.
Visto desde una perspectiva funcional, el parámetro de clasificación
que se considera es, la función a la que sirve la intranet.
En este caso, encontramos: aquellas que apoyan a la toma de decisiones,
control y gestión y, aquellas que apoyan a la parte operativa y
administrativa de la empresa.
Las primeras aportan información relevante para el ciclo gerencial
de la empresa en sus funciones de decisión, control y gestión.
Las segundas en cambio, sirven con mayor propiedad a las funciones operativas
de la empresa.
Dónde y cómo instalar
una intranet
En este punto podemos distinguir dos elementos indispensables: hardware
y software.
Existe un tercer elemento, quizás el más importante,
nos referimos al equipo de personas necesario para la instalación
y desarrollo de una intranet. En este caso, el grupo de especialistas
y sus funciones, no es diferente del especificado para el desarrollo de
un Web.
Hardware:
El equipamiento básico indispensable para instalar una intranet
es:
- Servidor de Web (Webserver)
- Conexión a red de datos
- Equipos clientes.
Servidor de Web: se pueden instalar tantos como se requieran para el
tipo de intranet que se implemente y considerando la complejidad de los
requerimientos del sistema. Las especificaciones del o de los servidores
serán definidas en función del volumen de los datos a ser
almacenados, de los requerimientos de memoria de los programas intranet
y de los programas del sistema operativo.
Conexión a red interna y/o externa: existe una enorme variedad
y tipos de redes. De sus características, dependerá
el tipo de conexión que se establezca con el propio servidor del
Web y con otros externos si así se define. Las más
conocidas son las redes en estrella, en anillo o en bus. De esto
dependerá el tipo de cableado y tarjeta de red que se escoja para
la conexión.
Equipos clientes: el número se determina en función a
la cantidad de puntos de acceso que se requieran para los usuarios de la
intranet. Sin embargo, el número de usuarios permitidos, estará
determinado por la capacidad del o de los servidores existentes.
Sus características pueden ser muy heterogéneas.
Software:
Este es quizás el aspecto más novedoso para los especialistas
que desean incursionar en el tema. En este rubro es necesario contar
con los siguientes elementos de software:
- Sistema operativo de los servidores y de los clientes
- Protocolos de comunicación
- Software de seguridad
- Software para desarrollo
- Software intérprete para la intranet (Browser)
Sistema operativo: es necesario distinguir dos tipos de sistemas operativos:
el del sistema administrador de red y el del sistema cliente. Es
preciso aclarar que una red no siempre se vale de un servidor para funcionar,
pero no es el caso de la intranet.
Protocolos de comunicación: se necesita un software que establezca
la comunicación entre los distintos elementos existentes en una
red, sean estos clientes y/o servidores. El protocolo que rige la
mayoría de las intranets es el TCP/IP.
Software de seguridad: estos programas pueden operar antes, durante
o después de la comunicación a la red. Así también
pueden ser instalados sobre la misma máquina que soporta el Web
o en otros servidores de la red. Un elemento de seguridad es aquel
que tiene el rol de policía local respecto de las comunicaciones
que recibe el servidor de Web. Se conocen con el nombre de Firewall
o corta-fuegos y también existen los Proxies, que en este caso,
actúan como detectores del tráfico que tiene el servidor
de la red.
Software para desarrollo: existe una gran variedad de ellos, dependiendo
del ambiente en que se vaya a desarrollar la aplicación, y no del
ambiente en que se vaya a usar la aplicación.
Cualquier editor de texto puede servir como editor de HTML, lo que significa
que sirve para programar en la mayoría de los lenguajes del mundo
Web.
Sin embargo, cabe señalar que la industria de software ha puesto,
en los últimos años, un énfasis especial en el construcción
de software para desarrollo de productos Web integrados, de una manera
muy fácil y rápida. De hecho, estos programas no tienen
como requisito el dominio del programador de un lenguaje específico
para estos propósitos, tal como HTML. Incluso, los últimos
programas aparecidos en el mercado, apuntan además a facilitar la
programación de la conectividad de Web, con Bases de Datos.
Es importante señalar que el uso de estos nuevos programas, también
requiere de mayor potencia del hardware y software del equipo para el desarrollo
del sistema. Nos referimos a memoria, cantidad de instrucciones permitidas
y velocidad para ejecutarlas.
Cualquiera que sea el programa que se utilice para generar Webs, las
opciones de lenguaje base para su desarrollo son los mismos. Entre
ellos tenemos: HTML, Java, ActiveX, Lenguaje C y otros.
No es la misma situación respecto a selección de los programas
comerciales creados específicamente para estos propósitos.
En este caso, la aplicación seleccionada depende del ambiente operativo
del equipo destinado para la programación del Web. (PC, Mac o Unix)
Algunos de los programas más conocidos para estos propósitos
son:
- Front Page, Microsoft (PC)
- Page Mill Adobe/Acrobat. (PC y Mac)
- Aolpress, American On-line (PC)
- lnterDev, Microsoft (PC)
- Merchant, Commerciant, Studio, todos estos de Microsoft (PC)
Por otra parte, existen programas comerciales que inicialmente se han
desarrollado para otras aplicaciones, pero que se han readaptado para el
mundo Web. Es el caso de: Microsoft Office, Visual Basic, Visual
Fox Pro, entre otros.
También existe la posibilidad de transformar algún documento
elaborado en determinados programas o aplicaciones y utilizar los denominados
"conversores de HTML" que en general, son gratis por el período
de prueba.
Entre los programas de desarrollo también existen aplicaciones
complementarias, tales como: editores de video, de sonido, de animación
etc., que sirven para desarrollar estas aplicaciones e introducirlas en
el Web para uso del cliente.
Así como existen estas aplicaciones para desarrollo y el cliente,
también existen otras de uso exclusivo para el cliente.
Software intérprete (Browser): son programas que permiten navegar
(revisar y visualizar) los distintos Webs o sistemas de información
existentes en la red local (intranet) o en Internet. Tienen la ventaja
de realizar esta función de una manera exhaustiva, fácil,
amistosa y dinámica. Los más conocidos son:
Netscape Navigator (ocupa el 70% del mercado de Browsers)
Internet Explorer (el 28%)
Mosaic (2%)
Existen otros menos conocidos y de menor calidad. Estos programas
también permiten al usuario activar o desactivar aplicaciones específicas
que atentan contra la seguridad de su propio equipo. Permite además,
configurar el programa para poder acceder a otros servicios activos en
la red, entre ellos: correo electrónico, FTP, News, Telnet y otros.
Otras funciones definidas en el Browser es que permite: imprimir, grabar,
copiar, etc, desde cualquier servidor remoto.
Recursos Humanos
El grupo de personas requerido para el desarrollo de una intranet, es
similar al requerido para el desarrollo de un Web.
Conclusiones
Ciertamente intranet es una forma de hacer las cosas que ha llegado
para quedarse. No es un concepto que debe ligarse ligeramente a algún
tipo de tecnología, sino más bien debe ser asociado a un
nuevo modo de hacer las cosas en la empresa. Implica el replantearse
los objetivos que se pretende al administrar la información que
la empresa maneja en su proceso productivo; implica comprender que el objetivo
es identificar a la información como el elemento básico del
éxito o fracaso de la empresa.
Intranet es una oportunidad de aminorar la preponderancia dada a los
problemas de conectividad y compatibilidad, y abocarse al proceso productivo
que da beneficio a la organización. Intranet es una clave para el
logro de la calidad total de los productos o servicios que la empresa ofrece
a sus clientes; porque el objetivo respecto de la calidad total no se controla
sino más bien se produce.
